Herramientas digitales útiles para trabajar fuera de la oficina

Herramientas digitales útiles para trabajar fuera de la oficina

Estas herramientas se pueden clasificar en función de varios aspectos, entre ellas las que permiten reuniones, destacando:

Skype: posee muchos usuarios, es un software que permite comunicaciones de texto, voz y video sobre Internet. Tiene la finalidad de conectar a los usuarios vía texto (mensajería instantánea), voz o video. Una de sus fortalezas es la comunicación gratuita por voz y video entre usuarios de Skype desde y hacia cualquier punto del mundo.

-Handgout: se puede realizar una conferencia hasta con 10 personas, compartir escritorio para presentar tareas, o usar un documento de drive para realizar las tareas en directo durante la conferencia.

Microsoft Teams: es posible chatear de manera grupal o individual, crear reuniones por videoconferencia de hasta 10.000 personas, llamar con su sistema telefónico propio y trabajar de manera colaborativa dentro de la Suite Office 365.

Zoom: es una de las aplicaciones más de moda en estos momentos ya que presenta un funcionamiento muy sencillo y ofrece la posibilidad de crear reuniones por videoconferencia o añadir, si se quiere, hasta 1.000 participantes. Versión gratuita y sencilla.

-Google Meet: es una nueva aplicación que va a sustituir a Hangoust. Tiene la novedad de usar subtítulos de las conversaciones en tiempo real.

-Adobe Connect: total personalización del interfaz. La sala de reuniones es un espacio virtual en línea persistente que se utiliza para llevar a cabo reuniones. Contiene diversos paneles de visualización y diseños. En la sala de reuniones, los asistentes pueden compartir la pantalla o archivos de su equipo, chatear, transmitir audio y video o participar en actividades en línea interactivas.

-Cisco Webex: para reuniones, trabajos en equipo, videollamadas, uso compartido de pizarra, etc.

 

Por otro lado también existen las herramientas para organizar el tiempo, entre ellas:

-MS To do: gratuita y muy completa que sirve para planificar el tiempo. Se puede usar en cualquier dispositivo.

-Toogl: es una herramienta para saber gestionar el tiempo en cada proyecto.

-Google Calendar: para planificar y gestionar reuniones fácilmente.

-Todoist: es una buena aplicación que ayuda en la gestión de listas de tareas a hacer. Es ágil, sencilla y permite organizar las tareas, que se pueden ir subdiviendo para hacer mejor seguimiento.

Canva: es una potente herramienta para realizar presentaciones, ya sea una tarjeta, un póster o cartel, un CV, un informe, un calendario o banner para las redes sociales. Hay cientos de plantillas con imágenes y formas para utilizar.

 

Las herramientas para el trabajo colaborativo son:

Google drive: para compartir documentos online con los compañeros. Google Drive contiene las herramientas de G Docs, procesador de textos, hoja de cálculo, presentaciones, formularios para crear cuestionarios, etc. De esta forma se puede trabajar cualquier documento al mismo tiempo de forma colaborativa. Queda guardado un registro de la persona que realiza cada tarea y no se pierden los datos si no se da a “guardar”.

Office 365: la opción del sistema cloud de Microsoft. Destaca MS teams para hacer llamadas, reuniones y colaboración en la nube. Permite hacer reuniones desde cualquier sitio, realizar comunicaciones bidireccionales, seleccionar los usuarios que van a intervenir, llevar un seguimiento de tareas pendientes, grabar las sesiones, etc.

Slack: es una herramienta de trabajo colaborativo muy fácil de usar. Convierte el correo electrónico en canales de comunicación tipo chat. Existe versión gratuita. Los usuarios pueden añadir desde el ecosistema en la nube de Google para poder realizar proyectos de ofimática y compartirlo entre tu equipo para ser revisados o aportar ideas. Los trabajadores pueden comunicarse entre sí por medio de distintas formas, ya sea videollamadas o mensajes, incluso en privado.

Trello: para la gestión de proyectos por tareas. Tiene un sistema que no falla en el teletrabajo. Permite identificar tareas dentro de proyectos, crear listados, mensajería independiente por tareas, etc. Funciona como un tablón de anuncios.

Es una herramienta muy útil a la hora de coordinar a las diferentes personas que participan en el mismo, asignar tareas y fechas de entrega y saber en qué punto se encuentra el proyecto.

-Asana: mediante un panel interactivo muy intuitivo permite asignar tareas a los empleados. Permite integrar otras herramientas como Office 365, OneDrive.

 

Y herramientas para gestionar a los empleados, y las de almacenar archivos:

-Kenjo: un programa de Recursos Humanos que incluye muchos recursos. Mejora la comunicación interna eliminando el ruido de fondo. Sus principales funciones son: control de horario, gestión de ausencias, control de objetivos a distancia, agenda de reuniones, etc.

-LastPasss: es un gestor de contraseñas. Envía contraseñas y accesos de forma segura.

Dropbox: es quizás el sistema más utilizado y conocido. Podemos acceder a Dropbox a través de su página web o, lo más funcional, instalando su aplicación para que la sincronización de los archivos sea automática.

OneDrive: si se tiene cuenta Microsoft, como puede ser Hotmail, ya se dispone de este almacenamiento sin necesidad de registrarse. OneDrive ofrece cuatro planes de cuentas diferentes a elegir.

Wetransfer: su principal ventaja frente a otros servicios similares como Dropbox o Box.net es que WeTransfer no te obliga a crear una cuenta para poder utilizarlo.

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