Según el Real Decreto 694/2017, las actuaciones de seguimiento y control pueden ser mediante visitas en tiempo real y de forma ex post, debiendo representar más del 10% de los recursos públicos destinados a cursos. Y se realizarán mediante seguimiento en el lugar de impartición, con evidencias físicas y testimonios recabados mediante entrevistas y cuestionarios, comprobando la ejecución, contenidos, número de participantes, instalaciones y medios pedagógicos. En el caso de Elearning, las entidades formativas deberán facilitar la información y los instrumentos técnicos necesarios, como el acceso telemático a las herramientas utilizadas en la ejecución de las acciones formativas.
El Sepe a nivel provincial seleccionará los grupos a controlar, que en el caso de formación presencial se realizará una actuación de seguimiento indicando detalles del desplazamiento; y en el caso de teleformación seleccionarán los grupos en los que el centro gestor de la plataforma esté ubicado en la provincia que abre la actuación. El seguimiento se realizará en el grupo completo no sólo del participante de la empresa con cuenta de cotización en la provincia que abre la actuación. Asimismo se dará prioridad a los grupos que tengan un nivel más alto en los indicadores del Sistema Experto de Cálculo de Índice de Riesgo (SECIR-lista negra).
En caso de detectarse indicios o irregularidades sobre la formación bonificada por una empresa o por una entidad organizadora, el Sepe puede llevar a cabo una actuación masiva de seguimiento sobre grupos formativos, con el objeto de obtener evidencias que permitan obtener información sobre la organización de la formación. Antes del inicio de una actuación masiva sobre una entidad organizadora, se debe comunicar a la Unidad de seguimiento y control la necesidad de iniciar tal actuación a través de la aplicación informática de seguimiento, a fin de obtener la oportuna autorización.
La realización de una inspección masiva produce la incidencia de todos los grupos incluidos en dicha actuación por las mismas causas seleccionadas en el informe de resultados, por ello deben estar suficientemente acreditadas. En el informe de resultados se deben indicar todas las incidencias que se hayan detectado durante el seguimiento realizado y que afectarán a todos los grupos formativos. Se indicarán los indicios de infracción, incumplimiento y la motivación adjuntando la documentación justificativa de las mismas.
Este tipo de seguimiento puede producir una citación a la entidad organizadora o al centro gestor de la formación, siempre y cuando exista alguna causa que justifique la solicitud de esta reunión (por ej. detección de elevado número de incidencias en el seguimiento en tiempo real efectuado). Existe una hoja resumen de la reunión que es un documento en el que se recoge por escrito el contenido y los acuerdos adoptados, así como las recomendaciones efectuadas por los técnicos responsables, que deberán firmar todos los presentes y facilitar una copia a la entidad que haya sido citada.
La gestión de los resultados del proceso de inspección, tanto en tiempo real como ex post, se grabará en el Informe de Resultados de la aplicación informática, detallándose cada una de las incidencias que se hayan detectado y que pueden afectar a todo el grupo formativo, o a los participantes en el mismo. Es muy importante que el respaldo documental acredite con claridad las desviaciones detectadas.
En las inspecciones se realizarán las comprobaciones del seguimiento ex post de costes sobre una muestra de empresas una vez finalizada y comunicada toda la formación realizada. También la comprobación de la vida laboral de los participantes. En el caso de detectarse simulaciones en la contratación laboral con la finalidad de que los trabajadores participen en acciones formativas bonificables, se dará traslado a la ITSS. Al mimso tiempo, el cumplimiento de los porcentajes de cofinanciación privada exigible en función del tamaño de la empresa El informe de resultados será utilizado para contrastar el resultado de las actuaciones de seguimiento que conlleven minoraciones en las bonificaciones practicadas en el momento en el que las empresas afectadas presenten las oportunas alegaciones.
