La gestión de la formación programada por las empresas no termina cuando finaliza el curso y se aplica la correspondiente bonificación. Las actuaciones de seguimiento y comprobación pueden realizarse posteriormente y dar lugar a requerimientos de documentación relacionados con la ejecución de la formación, la participación del alumnado, la actividad tutorial o la justificación económica.
En ocasiones, la Administración puede comunicar que determinada documentación no consta aportada, aunque la empresa o la entidad organizadora disponga de justificantes electrónicos que acrediten su presentación. Ante esta situación, resulta esencial conservar una trazabilidad documental completa y formular una respuesta ordenada, objetiva y basada en evidencias verificables.
La formación programada permite a las empresas formar a sus trabajadores de acuerdo con sus necesidades productivas y profesionales. Las acciones formativas deben guardar relación con la actividad empresarial y cumplir las condiciones de organización, impartición, seguimiento y justificación establecidas en la normativa.
Las actuaciones pueden efectuarse durante la impartición o una vez finalizado el curso. Su finalidad es verificar que la formación comunicada se ha realizado realmente, que los participantes cumplen los requisitos y que la bonificación aplicada resulta correcta.
¿Qué documentación puede solicitarse?
El contenido de un requerimiento depende de las características de la acción formativa y de la modalidad de impartición. En teleformación, es habitual que se soliciten documentos pertenecientes a diferentes bloques:
- Diplomas o certificados de asistencia y aprovechamiento.
- Currículum, titulación y experiencia profesional del tutor-formador.
- Informes de actividad del alumnado en la plataforma.
- Registros de accesos, tiempos de conexión y contenidos consultados.
- Resultados de pruebas, ejercicios y evaluaciones.
- Evidencias del seguimiento tutorial.
- Mensajes, consultas, respuestas y otras comunicaciones con los participantes.
- Datos o credenciales temporales para permitir el acceso de los órganos de control.
- Guía didáctica, controles de aprendizaje y documentación acreditativa de la ejecución.
La importancia del registro electrónico
Cuando la documentación se presenta a través del aplicativo habilitado, no basta con guardar una copia de los archivos enviados. También deben conservarse los justificantes que permitan demostrar la fecha, la hora y el contenido de cada presentación.
Entre las evidencias más importantes se encuentran:
- El justificante de registro electrónico.
- El número o código de entrada.
- La fecha y hora de presentación.
- El código seguro de verificación.
- La denominación exacta del documento aportado.
- La acción y el grupo formativo al que se vinculó.
- Las capturas o certificados de consulta del aplicativo.
Estos elementos permiten reconstruir cronológicamente la respuesta al requerimiento. Si existe una discrepancia entre la información considerada durante la comprobación y el historial electrónico, los justificantes de registro pueden demostrar que la documentación fue presentada dentro del plazo concedido.
Diferencia entre la fecha del requerimiento y la fecha de contestación
Uno de los problemas que pueden producirse es que una comunicación señale que, en la fecha de emisión del requerimiento, todavía no constaba documentación incorporada. Esta circunstancia no significa necesariamente que el requerimiento quedara sin atender.
La fecha relevante para comprobar el cumplimiento no es únicamente la de emisión del requerimiento, sino también:
- La fecha en la que fue puesto a disposición o notificado.
- El plazo concedido para responder.
- La fecha efectiva de presentación de la documentación.
- La existencia de justificantes electrónicos válidos.
Por tanto, una respuesta presentada después de la emisión del requerimiento, pero dentro del plazo otorgado, debe considerarse realizada en tiempo. La comprobación tiene que abarcar el historial completo de entradas y no limitarse a la situación existente el día en que se generó el requerimiento.
Cuando se recibe una comunicación que cuestiona la aportación documental, conviene evitar explicaciones genéricas y preparar una respuesta estructurada.
A continuación, las alegaciones deben explicar con claridad:
- Qué documentación se solicitó.
- Cómo y cuándo fue presentada.
- Qué justificante acredita cada entrega.
- Por qué la documentación permite comprobar la ejecución de la formación.
- En qué consiste la posible discrepancia del historial administrativo.
- Qué revisión concreta se solicita.
La petición final debe centrarse en que se incorpore y valore toda la documentación presentada, se revise el historial electrónico, se deje sin efecto la incidencia si ha quedado desvirtuada y se recalcule, cuando corresponda, la bonificación afectada.
La documentación debe acreditar la realidad de la formación
Presentar archivos dentro de plazo es fundamental, pero también lo es su contenido. La documentación debe permitir comprobar que el curso se desarrolló en las condiciones comunicadas y que los participantes realizaron una actividad formativa suficiente.
En teleformación no debería aportarse únicamente un resumen global. Resulta recomendable que los informes identifiquen individualmente:
- Los accesos realizados.
- La fecha del primer y último acceso.
- El tiempo dedicado a la formación.
- Los contenidos consultados.
- Las actividades y evaluaciones completadas.
- Las calificaciones obtenidas.
- Las tutorías y comunicaciones mantenidas.
- La situación final de cada participante.
La custodia no debe limitarse a los documentos económicos. Es aconsejable mantener un expediente digital por cada grupo que reúna las comunicaciones de inicio y finalización, participantes, controles de asistencia o actividad, evaluaciones, diplomas, cuestionarios de calidad, documentación del profesorado, informes tutoriales, facturas y justificantes electrónicos.
En formación programada, la trazabilidad documental no constituye una tarea secundaria: es una parte esencial de la correcta gestión de la bonificación.
