La información sobre las condiciones de trabajo y el uso de algoritmos adquiere mayor relevancia. Las empresas deben revisar sus comunicaciones y preparar a quienes gestionan personas y herramientas digitales.
La transformación digital de los departamentos de Recursos Humanos (Talento) exige profesionales capaces de explicar cómo se organizan los horarios, qué determina una retribución variable o qué criterios utiliza una aplicación para distribuir tareas. Para las empresas, esta necesidad convierte la formación en gestión laboral y tecnología en una prioridad práctica.
El Real Decreto 723/2026, vigente desde el 5 de octubre de 2026, refuerza la información que debe recibir cada trabajador. Su capítulo general sobre información contractual se aplica a relaciones laborales de duración superior a cuatro semanas. Entre los contenidos exigidos figuran los sistemas automatizados que intervienen en decisiones laborales y sus reglas de funcionamiento.
El alcance del cambio supera la planificación de turnos. Se destaca también la necesidad de separar el salario base de los complementos y explicar cómo se calculan los conceptos variables y qué condiciones permiten percibirlos. Para Recursos Humanos, esto aconseja revisar conjuntamente los documentos de contratación, las políticas retributivas y los procedimientos de incorporación.
La transparencia algorítmica ya había generado conflictos antes de esta reforma. La sentencia de la Audiencia Nacional 101/2025, de 4 de julio, examinó la negativa de una empresa a facilitar información sindical sobre el sistema empleado para asignar libranzas. El tribunal declaró vulnerada la libertad sindical y condenó a la empresa a entregar la información y abonar una indemnización superior a 6.000 euros. Este antecedente se refiere al derecho de información de la representación sindical, que debe distinguirse de la nueva obligación individual.
La enseñanza empresarial de este caso resulta especialmente útil: conviene examinar las funciones reales de las aplicaciones, más allá de su denominación comercial. Un programa de planificación puede incorporar fórmulas y reglas que influyen en las condiciones de trabajo aunque no se presente como una herramienta de inteligencia artificial.
Nueva regulación en 2026.
La nueva regulación contempla decisiones sobre jornada, tareas, salarios, promoción, lugar de trabajo y extinción contractual. También exige información sobre horarios, cambios de turno, horas extraordinarias y distribución irregular. Además, incorpora expresamente el derecho a la formación proporcionada por la empresa, un aspecto relevante para conectar la documentación laboral con la política de desarrollo profesional.
En términos operativos, una primera actuación recomendable consiste en identificar qué aplicaciones participan en estos procesos y quién responde de su utilización. Recursos Humanos, los responsables de cada área y los proveedores tecnológicos deberían poder concretar qué información introduce la empresa, qué criterios aplica el sistema y cómo se revisan sus resultados.
Por ejemplo, si una herramienta propone cuadrantes según la disponibilidad del personal y la previsión de actividad, sería conveniente documentar esas variables, identificar las restricciones aplicadas y determinar quién valida la propuesta. Este ejercicio facilita tanto la explicación a la plantilla como la detección de errores organizativos.
Los plazos también requieren atención. La información inicial debe entregarse antes de comenzar la relación laboral; las modificaciones, como máximo, cuando produzcan efectos, con las excepciones previstas legalmente. Para relaciones ya existentes, el régimen transitorio establece treinta días hábiles desde la solicitud para completar la información pendiente. Cuatrecasas destaca que esta anticipación obliga a preparar documentos y circuitos de comunicación ágiles, especialmente en contrataciones urgentes.
No es necesario duplicar información que ya conste en el contrato entregado. Pueden emplearse documentos complementarios y medios electrónicos, siempre que permitan acceder, almacenar e imprimir la información y conservar prueba de su transmisión o recepción.
Este contexto refuerza la utilidad de una formación adaptada a las funciones de cada profesional. Las orientaciones de la Comisión Europea sobre alfabetización en inteligencia artificial recomiendan considerar los conocimientos previos, los riesgos de las herramientas y el contexto de utilización. También aclaran que no existe un único formato formativo obligatorio ni una exigencia general de certificado específico. Por tanto, la preparación debe centrarse en comprender los sistemas utilizados y saber actuar ante sus limitaciones.
Para un departamento de Recursos Humanos, un programa práctico podría combinar interpretación de obligaciones informativas, elaboración de comunicaciones comprensibles, gestión de turnos y análisis de decisiones automatizadas. Los mandos intermedios necesitarían, además, ejercicios relacionados con los cambios de planificación, la revisión de propuestas del programa y la respuesta a consultas de sus equipos.
Estas necesidades pueden incorporarse a la planificación de la formación empresarial. La formación programada debe guardar relación con la actividad de la empresa y responder a las necesidades de esta y de sus trabajadores. En ese marco, pueden plantearse acciones sobre gestión laboral, competencias digitales e inteligencia artificial aplicada a Recursos Humanos, cuya eventual bonificación deberá ajustarse a los requisitos del sistema.
Una propuesta útil para las empresas consiste en trabajar durante la formación con casos propios: revisar una comunicación de horarios, describir los criterios de una herramienta de planificación y preparar un procedimiento para atender solicitudes de información. Así, el aprendizaje se traduce en documentos y prácticas que los equipos pueden incorporar a su actividad cotidiana.
