Una vez preparada la documentación de la oferta de las Licitaciones de Formación hay que introducirla en sobres cerrados y debidamente etiquetados. Pueden presentarse hasta tres sobres:
-Sobre 1: donde se incorpora la documentación administrativa.
-Sobre 2: contiene la documentación técnica que se evaluará con criterios subjetivos, es decir criterios que dependen de juicio de valor (calidad, asistencia posterior, cualificación de los trabajadores, estética, etc.)
-Sobre 3: se incluye la documentación técnica que se evalúa con criterios automáticos u objetivos y también la documentación económica. Son criterios objetivos los que se valoran mediante fórmulas matemáticas (precio, tiempo de ejecución, cantidad de obra, etc.)
De esta forma pueden contemplarse dos casos:
a) Si sólo existen documentos para evaluar con criterios objetivos, únicamente es necesario presentar el sobre 1 y el 3.
b) Si además existen documentos para evaluar con criterios subjetivos, hay que presentar los tres sobres.
En cualquier caso, el pliego de cláusulas administrativas particulares de la licitación indicará siempre el número de sobres a presentar y el contenido de cada uno. Se debe tener mucho cuidado con los errores en la introducción de documentación que no corresponda a un sobre determinado ya que puede ser motivo de no evaluación o rechazo de la oferta. Si se introducen documentos que se evalúan automáticamente en el sobre 2 de evaluación de criterios subjetivos, la empresa queda fuera del proceso de licitación.
Si se introduce en el sobre 2 un documento donde se expone el precio del servicio, la empresa queda excluida. Si se introducen documentos evaluables subjetivamente en el sobre 3, puede que la empresa quede excluida de licitación o bien que dichos documentos queden sin valorar y figurarán como no presentados. Si se introduce en el sobre 3 un documento que exprese el diseño estético de la obra, puede que no se valore.
El Reglamento general de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas establece una serie de normas de presentación de la oferta:
-En el interior de cada sobre debe incluirse un índice del contenido.
-Los sobres se pueden entregar en las oficinas del órgano de contratación o enviarlos por correo. En este segundo caso se debe justificar la fecha de envío en la oficina de correos y además comunicar al órgano de contratación su envío, mediante fax, telegrama o correo electrónico en el mismo día.
-Los sobres deben ir cerrados y firmados, identificando al licitador.
-Deben presentarse el número de sobres indicado en los pliegos.
Presentación del sobre de documentación administrativa. Toda la documentación debe estar editada y encuadernada, incluyendo su índice general. La denominación de la documentación administrativa puede denominarse Sobre A o Sobre 1. Debe llevar una etiqueta con el siguiente contenido:
Nombre del licitador
Número de sobre y tipo de documentación que contiene
Nombre del contrato que se licita y su número de expediente.
Datos de la empresa licitadora.
En muchos casos, los licitadores podrán utilizar optativamente la modalidad de licitación electrónica de un procedimiento, para lo que deberán utilizar la herramienta electrónica puesta a disposición por la Plataforma de Contratación del Sector Público, conforme las especificaciones que se indiquen en cada caso. Una vez preparado por el órgano de contratación el expediente electrónico en el Espacio Virtual de Licitación, existirán tres momentos distintos: envío de sobres por los licitadores, apertura de sobres por el órgano de asistencia (la Mesa de contratación), y comunicaciones del órgano de contratación y presentación de la documentación solicitada al licitador y/o propuesto adjudicatario.
