La formación programada por las empresas —regulada por la Ley 30/2015 y Real Decreto 694/2017— es un instrumento ideal para la formación de los trabajadores. Su correcta gestión exige el cumplimiento riguroso de una serie de obligaciones formales, documentales y procedimentales.
En este contexto, es habitual que el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) o la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo (Fundae) emitan requerimientos de información, comprobación o subsanación, con el fin de verificar que la entidad cumple adecuadamente la normativa aplicable.
El análisis de estos requerimientos es crucial, pues una respuesta incompleta, tardía o imprecisa puede derivar en minoraciones, no conformidades, procedimientos de reintegro o incluso en actas de infracción por parte de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Naturaleza de los requerimientos en formación bonificada.
Los requerimientos del SEPE o de Fundae suelen centrarse en la verificación de los siguientes ejes:
a) Adecuación del curso y su trazabilidad formativa.
- Fecha real de ejecución y notificación en plazo.
- Adecuación de los contenidos a la modalidad impartida (presencial, aula virtual o teleformación).
- Correspondencia entre horas comunicadas, planificadas y ejecutadas.
b) Cumplimiento de los requisitos del artículo 5 de la Ley 30/2015.
- Aseguramiento de la gratuidad para el participante.
- Relación del curso con la actividad empresarial y puesto de trabajo.
- Garantía de criterios de calidad formativa.
c) Exigencias del RD 694/2017 en materia documental. El requerimiento puede solicitar, entre otros:
- Control de asistencia (presencial/aula virtual).
- Accesos y conexiones reales en teleformación.
- CV del personal formador, acompañados de evidencias de experiencia.
- Guía didáctica, programación y materiales formativos.
- Acreditación del cumplimiento de la representatividad de la RLT (cuando exista).
- Justificación económica: facturación, recibos de pago, costes directos, indirectos y organización.
d) Comprobación de la cofinanciación privada
La normativa establece los porcentajes mínimos según plantilla. Esto suele generar requerimientos cuando:
- No se acreditan horas laborales dedicadas a la formación.
- La empresa ha aplicado el crédito sin aportar evidencias de horas en jornada laboral.
Obligaciones técnicas de la empresa ante un requerimiento.
Responder adecuadamente implica conocer las exigencias formales de la normativa. Entre las obligaciones más relevantes se encuentran:
1) Plazo de contestación.
Los requerimientos suelen otorgar un plazo breve (normalmente 10 días hábiles). Conforme a la Ley 39/2015, el incumplimiento puede generar apertura de un procedimiento sancionador o de reintegro.
2) Coherencia interna de la documentación. Toda la documentación presentada debe ser sólida:
- Fechas coincidentes.
- Datos coherentes en comunicaciones, facturas y listados de participantes.
- Registro horario que avale la cofinanciación cuando procede.
3) Evidencias en teleformación. Exige aportar:
- Tiempo de conexión.
- Realización de tareas, tests y actividades obligatorias.
4) Verificación del rol de la Entidad Organizadora. Cuando una empresa delega en una entidad organizadora, esta última debe justificar:
- Su declaración responsable ante el SEPE.
- La adecuada prestación de servicios de gestión.
- La existencia de contrato o acuerdo con la empresa bonificada.
Consecuencias del incumplimiento del requerimiento.
Si la información aportada es insuficiente, el SEPE podrá iniciar un procedimiento de:
a) No conformidad. Supone la pérdida parcial o total del crédito aplicado.
b) Reintegro. Se exigirá la devolución de la bonificación practicada, además de los recargos correspondientes.
c) Acta de infracción.
Buenas prácticas para evitar incidencias y requerimientos.
Los expertos en formación programada recomiendan:
1. Planificación preventiva.
- Notificar las acciones formativas siempre en plazo.
- Asegurar el cumplimiento estricto de la modalidad formativa.
- Mantener el registro documental ordenado desde el inicio.
2. Conservación documental durante 4 años. Conservar:
- Control de asistencia.
- Comunicaciones de inicio y fin.
- Facturas y justificantes de pago.
- Certificados de empresa y participantes.
- Evidencias en plataforma LMS.
3. Validación del formador.
Garantizar que cada docente posee competencia técnica y formativa, conforme exige la normativa.
4. Comunicación transparente.
Especialmente importante cuando existe RLT.
Debe notificarse con antelación suficiente y dejando constancia documental inequívoca.
El sistema de formación programada por las empresas es un mecanismo eficaz para el desarrollo del talento y la competitividad empresarial. Sin embargo, su correcta gestión requiere disciplina técnica, conocimiento normativo y una documentación impecable.
Los requerimientos del SEPE o de Fundae deben entenderse como una oportunidad para demostrar la solvencia del proceso formativo. Una respuesta sólida, estructurada y basada en la normativa evitará incidencias y garantizará la seguridad jurídica de la empresa.
