En la formación programada por las empresas (bonificaciones FUNDAE), una de las principales fuentes de incidencias no es la acción formativa en sí, sino la trazabilidad económica: qué costes se han imputado, con qué límites, y con qué soportes se acreditan. Conviene recordarlo porque, conforme al marco del Sistema de Formación Profesional para el Empleo, el control, el seguimiento y el régimen sancionador forman parte estructural del modelo.
1) Por qué la gestión de costes es crítica en una bonificación.
Las empresas pueden ser objeto de actuaciones de seguimiento y control y, dentro de ellas, se comprueba la documentación acreditativa de la formación bonificada, incluyendo soportes de costes, su contabilización y la materialización del pago, con obligación de conservación durante 4 años.
En términos prácticos: si el coste está “bien calculado” pero mal documentado, el riesgo de minoración aumenta de forma significativa.
2) Qué costes se pueden imputar (y con qué límites).
FUNDAE agrupa los costes imputables en cuatro bloques: directos, indirectos, de organización y salariales (estos últimos no bonificables, pero relevantes para cofinanciación).
A) Costes directos (impartición)
Incluyen, entre otros: retribución de formadores internos/externos, material didáctico y consumibles, amortización o alquiler de equipos/plataformas, alquiler o amortización de aulas y talleres, seguros de accidente y determinados gastos de transporte/manutención/alojamiento (con límites fiscales y no financiables en teleformación).
Especial atención a dos reglas prácticas del documento:
- Si un gasto debe prorratearse entre grupos, el prorrateo se hace por horas de formación (horas de la acción × nº participantes por grupo).
- No se considera coste financiable ningún bien/servicio no estrictamente necesario para impartir la actividad.
B) Costes indirectos
Son costes generales (luz, agua, limpieza, mensajería, etc.) y determinados costes de gestión administrativa. La suma imputada no puede superar el 10% del coste total de la actividad formativa, a efectos de bonificación.
C) Costes de organización (si hay entidad externa/organizadora)
Se limitan, con carácter general, al 10% del coste total, con topes específicos superiores para microempresas (1–5 trabajadores: 20%; 6–9: 15%).
D) Costes salariales (cofinanciación privada)
No son bonificables, pero computan para la cofinanciación cuando la plantilla supera 5 trabajadores. El documento recuerda los porcentajes de cofinanciación exigibles por tramo de plantilla (p. ej., 10–49: 10%; 50–249: 20%; >250: 40%).
La lógica es clara: cofinanciación = costes admitidos (incluidos salariales) – bonificación aplicada.
3) Qué soportes justificativos debe tener “listos” (y cómo deben estar redactados)
Los costes comunicados se acreditan mediante facturas u otros documentos de valor probatorio equivalente; también se admiten facturas electrónicas si cumplen requisitos tributarios.
Puntos críticos que conviene revisar antes de cualquier requerimiento:
- Facturas completas: deben incluir los datos formales habituales (nº, fecha, emisor/destinatario, NIF, domicilio, descripción, base e impuestos, etc.).
- IVA: como regla general, no es admisible como coste bonificable, salvo entidades exentas o no sujetas.
- Facturas simplificadas: posibles según importes y supuestos previstos.
- Recibís: solo para personas físicas y cuando el servicio no sea habitual ni continuado; con identificación, firma, fecha y concepto detallado.
- Personal interno: acreditación mediante IRPF, modelo 190, nóminas o certificados de haberes con requisitos formales; y, si hay contratación específica para formación, contrato y nóminas.
- Teleformación: el soporte debe desglosar conceptos del servicio de plataforma; si incluye elaboración de material, deben constar fechas y ejemplares, etc.
- Detalle mínimo identificativo: si la factura no identifica suficientemente la actividad bonificada, se permite acompañar certificado/anexo del proveedor completando la información (acción, grupo, fechas, horas, participantes, servicio).
4) Dos “olvidos” que suelen costar caro: pagos y contabilización.
Pagos. La empresa debe conservar justificantes de pago (extractos, documentos equivalentes, caja si procede) y, si hay pagos fraccionados o remesas, un desglose que identifique la actividad bonificada. Además, los pagos deben estar realizados antes del último día hábil de presentación del recibo de liquidación de cotizaciones de diciembre del ejercicio correspondiente.
Contabilización. Los gastos de ejecución y las bonificaciones aplicadas deben quedar identificados en una cuenta separada o epígrafe específico bajo la denominación “formación profesional para el empleo”; el incumplimiento puede ser sancionable.
Si la empresa no lleva contabilidad mercantil, debe aportar libros registro donde el gasto de formación se identifique y se relacione con facturas y pagos; y, si hay imputación de costes internos, se exige una memoria justificativa que correlacione los costes imputados con su contabilización.
Cada empresa puede imputar costes directos, indirectos y, en su caso, de organización dentro de los límites establecidos, y debe computar los costes salariales para la cofinanciación cuando proceda; pero, para superar una actuación de control, lo decisivo es conservar durante 4 años una evidencia completa y coherente de “coste–detalle–pago–contabilización”, con facturas y anexos que identifiquen con precisión la acción/grupo, fechas, horas, participantes y servicios, respetando además los límites (10% indirectos; 10/15/20% organización) y las reglas específicas (p. ej., IVA no bonificable con carácter general, desglose en teleformación y prorrateos por horas).
