Desde el año 2004 las empresas privadas con al menos 1 trabajador pueden ofrecer formación bonificada o programada a sus empleados. Este tipo de cursos tiene como objetivo mejorar las competencias laborales del personal, y al mismo tiempo, permite a la empresa beneficiarse de bonificaciones en los Seguros Sociales, siempre y cuando se cumplan ciertos requisitos.
La formación bonificada se caracteriza por permitir a las empresas privadas que paguen Formación Profesional descontar el total o parte del importe de los cursos de los Seguros Sociales que pagan mensualmente, siempre que los empleados estén contratados el primer día lectivo. Para entender mejor el registro contable de esta operación, vamos a ilustrarlo con un ejemplo práctico.
Por ello, en la Formación Bonificada o Programada, las empresas que se beneficien de bonificaciones deben registrar todos los gastos de ejecución de las acciones formativas , así como las bonificaciones aplicadas, en una cuenta separada o epígrafe específico de su contabilidad bajo la denominación «Formación Profesional para el Empleo». La norma general es que las empresas bonificadas usen cuentas separadas o nombres específicos en su contabilidad para los costes y las deducciones en la seguridad social, con la referencia común de “Formación Profesional para el Empleo”.
Cuentas de Gastos y Bonificación
Contabilización de Gastos
Para registrar los gastos, se utilizará una cuenta del Grupo 6, por ejemplo:
- 649 Otros Gastos Sociales
- 623 Servicios Profesionales Independientes
Registro de Bonificaciones
Para contabilizar la bonificación, se pueden utilizar las siguientes cuentas:
- 740 Subvenciones Oficiales a la Explotación
- 741 Otras Subvenciones a la Explotación
- 755 Ingresos por Servicios al Personal
- 759 Ingresos por Servicios Diversos
Las bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social se registrarán conforme a la normativa de registro y valoración en materia de subvenciones y donaciones del Plan General de Contabilidad (Real Decreto 1514/2007) o del Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas (Real Decreto 1515/2007), y según lo establecido en la Orden JUS/319/2018 para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales.
Naturaleza Contable de los Gastos de Formación.
Los gastos incurridos en la formación del personal de la empresa se consideran gastos de personal y se contabilizarán en la cuenta 649 Otros Gastos Sociales. En el caso de imputación de costes internos (personal, amortización, etc.) para justificar el curso bonificado, no será necesario utilizar una cuenta contable diferente a la empleada habitualmente para los gastos de personal. No obstante, se deberá elaborar una memoria justificativa que correlacione los costes de personal interno imputados con su contabilización. Importante: indicar siempre “Formación Profesional para el Empleo”.
Contabilización de los gastos y aplicación de la Bonificación.
La factura de gestión de la formación también se debe contabilizar en la cuenta 649 Otros Gastos Sociales, dado que son gastos por formación.
La aplicación de la bonificación se puede registrar en una cuenta del grupo 74 o 75, o se puede minorar el gasto ocasionado (cuenta 642) por este concepto, siempre y cuando la variación que ocasione este registro contable sea poco significativa. También se puede abrir una cuenta contable en el subgrupo 74 (“Subvenciones a la Explotación”) y denominarla “Ingresos por la Formación Profesional para el Empleo”.
Alternativamente, se pueden usar cuentas como la 476000 del subgrupo 476 “Organismos de la Seguridad Social. Acreedores” y el haber bajo la cuenta 642200 del subgrupo 642 “Seguridad Social a cargo de la Empresa”, ambas con la denominación “Bonificación Formación Profesional para el Empleo”.
En una cuenta separada o epígrafe específico de su contabilidad, bajo la denominación de «Formación Profesional para el Empleo», solo se deben incluir los gastos de las acciones formativas que se encuentren comunicadas en la aplicación telemática y de aquellas que se aplique bonificación la empresa. Por tanto, en el caso de un alumno que no se bonifica, no se deberá incluir en esta cuenta.
Gastos de Ejecución y Desplazamientos.
Se recomienda que los gastos de ejecución de las acciones formativas, incluidos los gastos de viajes, se incluyan en el epígrafe específico de la contabilidad bajo la denominación «Formación Profesional para el Empleo», cuenta 649. No obstante, si para mayor operatividad se decide incluir los gastos de desplazamientos por formación en la cuenta 629, se recomienda realizar una memoria justificativa que correlacione los desplazamientos imputados con su contabilización.
Si una factura por viajes de todos los trabajadores de la empresa incluye solo una parte correspondiente a desplazamientos por formación bonificada, solo se podrá imputar en los costes la parte correspondiente a los viajes por formación, y en consecuencia, se deberá contabilizar el gasto en la cuenta 649. Es importante elaborar una memoria justificativa que permita relacionar los gastos de viaje ocasionados por cada curso.
Las empresas bonificadas que recuperan los costes de formación en sus seguros sociales deben llevar un control detallado de su contabilidad, incluyendo asientos contables en el libro diario y mayor, indicando sus ingresos, gastos y pagos de los importes indicados en Fundae. Las cantidades, importes y cuentas deben quedar claramente definidas e identificadas, o bien disponer de un documento archivado complementario con todos los detalles de dicha identificación. Es obligatorio guardar los documentos justificativos como facturas, tickets, nóminas, extractos bancarios, etc.
Esta estructura garantiza una gestión adecuada y transparente de los gastos y bonificaciones relacionadas con la Formación Profesional para el Empleo, cumpliendo con la normativa vigente y facilitando la auditoría y revisión de estos procesos contables.
Ejemplo práctico de Contabilidad de los costes de la Formación Bonificada.
Imaginemos una empresa en el mes de Marzo que tiene las siguientes cuentas y operaciones:
- Factura por formación continua de 500 €, con una bonificación total de 500 €.
- Resumen de nóminas de este mes:
- Cuenta 640: Sueldos y salarios = 3,000 €
- Cuenta 642: Seguridad Social a cargo de la empresa = 600 €
- Cuenta 4751: Hacienda Pública acreedora retenciones = 250 €
- Cuenta 476: Organismos Seguridad Social acreedora = 850 € (sin descontar bonificación)
- Cuenta 465: Líquido a pagar = 2,500 €
Registro Contable Inicial
El primer asiento contable, correspondiente a la factura de formación no pagada, sería:
| Cuenta | Concepto | Debe | Haber |
| 649 | Otros Gastos Sociales (Formación Profesional para el Empleo) | 500 | |
| 410 | Acreedores por prestación de servicios (Formación Profesional para el Empleo) | 500 |
Este asiento registra la factura de formación.
Pago de la Factura de Formación
Por el pago de la factura de formación:
| Cuenta | Concepto | Debe | Haber |
| 410 | Acreedores por prestación de servicios (Formación Profesional para el Empleo) | 500 | |
| 572 | Bancos (Formación Profesional Empleo) | 500 |
Registro de la Bonificación en los Seguros Sociales
Para contabilizar la bonificación de la formación, se debe reflejar la reducción en los Seguros Sociales. Esta operación se refleja cuando se realiza el pago de los salarios. Como resultado de la bonificación, la empresa compensará este importe con la cuenta de «Ingresos por servicios diversos. Bonificación INEM formación continua»:
| Cuenta | Concepto | Debe | Haber |
| 640 | Sueldos y Salarios | 3,000 | |
| 642 | SS cargo empresa | 600 | |
| 4751 | HP acreedora retenciones | 250 | |
| 476 | OOSS acreedora | 350 | |
| 465 | Líquido a pagar | 2,500 | |
| 755 o 740 | Ingresos por servicios diversos. Bonificación formación continua (Formación Profesional para el Empleo) | 500 |
Aquí, la empresa registra un ingreso equivalente a la bonificación recibida, reflejando así el ahorro en los Seguros Sociales.
Pago de los Seguros Sociales Reducidos
Por el pago de los seguros sociales con la bonificación aplicada:
| Cuenta | Concepto | Debe | Haber |
| 476 | OOSS acreedora | 350 | |
| 572 | Bancos | 350 |
La formación bonificada es una herramienta valiosa tanto para el desarrollo del personal como para el ahorro en costes empresariales. Una correcta contabilización asegura una representación fiel de las operaciones y facilita la gestión financiera de la empresa.
IMPORTANTE: En todas la cuentas donde aparece entre paréntesis (Formación Profesional para el Empleo),queremos indicar que es aconsejable crear una subcuenta específica para ello. Por ejemplo en la cuenta 755 se podría crear una subcuenta 755001 que indica que esos ingresos son de Formación Profesional para el Empleo, o en la 410, hacer una subcuenta como 4100001 que indica lo que debemos a los acreedores por la Formación Profesional para el Empleo.
Resumen del artículo
A modo de resumen, las empresas deberán identificar en cuenta separada o epígrafe específico de su contabilidad todos los gastos de ejecución de las acciones formativas y las bonificaciones que se apliquen, con la referencia común a todos ellos de «Formación Profesional para el Empleo».
- Para contabilizar el gasto, utilizar una cuenta del Grupo 6, por ejemplo 649 Otros Gastos Sociales; o 623 Servicios profesionales independientes.
- Para el pago, indicar también la cuenta correspondiente «Formación Profesional para el Empleo».
- Para contabilizar la bonificación, se pueden utilizar por ejemplo las cuentas: 740 Subvenciones oficiales a la explotación, o 741 Otras subvenciones a la explotación, o 755 Ingresos por servicios al personal, o 759 Ingresos por servicios diversos.
