En el ámbito de la formación profesional para el empleo en España, la gestión efectiva de los costes representa un pilar fundamental para el aprovechamiento óptimo de los recursos disponibles mediante la formación bonificada. Según la normativa establecida por Fundae y respaldada por el Real Decreto 694/2017 y la Ley 30/2015, las empresas tienen la posibilidad de financiar cursos de capacitación a través de bonificaciones en las cotizaciones de la Seguridad Social. Este mecanismo no solo facilita el desarrollo de competencias dentro del tejido empresarial, sino que también impone una serie de requisitos rigurosos para la justificación y la imputación de costes.
El crédito de formación, calculado en base a las cotizaciones por formación profesional realizadas el año anterior, puede utilizarse siguiendo una estructura de costes bien definida que incluye costes directos, indirectos y de organización. Los costes directos abarcan todas las expensas relacionadas con la impartición efectiva del curso, como pueden ser honorarios de formadores, materiales didácticos y alquiler de equipos. Por otro lado, los costes indirectos, que no deben exceder el 10% del total bonificable, reflejan los gastos generales atribuibles a la realización del curso.
Un aspecto crítico en la gestión de estos costes es la cofinanciación privada, especialmente en empresas de más de cinco trabajadores. La normativa establece que estas empresas deben aportar financieramente a los costes de la formación, ya sea a través de contribuciones dinerarias directas o mediante la asignación de horas de trabajo como parte del tiempo dedicado a la formación, conocida como cofinanciación no dineraria.
Para garantizar el cumplimiento y la transparencia, es imprescindible que las empresas mantengan una documentación detallada y sistemática. La justificación de los costes debe hacerse mediante facturas y comprobantes de pago que detallen claramente la naturaleza y el alcance de la formación impartida. Fundae requiere que esta documentación sea exhaustiva y refleje con precisión todos los gastos realizados, asegurando así que los fondos destinados a la formación bonificada se utilicen de manera apropiada y efectiva.
Por ejemplo en la justificación del coste de aula o taller donde se imparte un curso de formación bonificada, interesa disponer de contrato de arrendamiento, acuerdo de colaboración o factura de alquiler. Es importante calcular los costes proporcionales del uso del aula o taller en relación con el tiempo de uso específico para el curso. Esto incluye la proporción de alquiler o costo de propiedad atribuible a las horas específicas de formación. Además, de mantener un registro detallado del uso del aula o taller durante las horas de formación. Esto puede incluir horarios de clases, talleres prácticos y cualquier otro uso relacionado con el curso.
O en el caso del costes de gestión o de organización, se debe establecer claramente los gastos que se derivan de las actividades administrativas, incluyendo salarios y gastos operativos. Estos deben ser razonables y proporcionales a las necesidades del curso. También se debe justificar por qué cada tarea administrativa es necesaria para el éxito del curso. Por ejemplo, la importancia de la mecanización de datos en el aplicativo de Fundae para el seguimiento y la correcta gestión de las bonificaciones. Y por último, archivar y preparar toda la documentación para que pueda ser fácilmente auditada. Esto incluye mantener copias físicas o digitales de todos los registros y facturas que puedan ser requeridas en una revisión de Fundae o Sepe.
La gestión adecuada de los costes de formación bonificada no solo es una obligación legal, sino también una estrategia empresarial que maximiza el retorno de la inversión en capital humano. Las empresas que dominan este proceso no solo mejoran sus competencias internas, sino que también fortalecen su posición en el mercado gracias a un equipo más capacitado.
