La correcta gestión documental es un aspecto esencial en los planes de formación programada por las empresas. Tanto la bonificación como la cofinanciación privada requieren la adecuada acreditación de los costes asociados a la formación.
La factura constituye el soporte justificativo más habitual. Para que sea válida debe incluir, entre otros aspectos:
- Número y, en su caso, serie. También fecha de emisión.
- Identificación completa de emisor y destinatario (nombre, razón social, NIF y domicilio).
- Descripción detallada de la operación. Servicios de Formación.
- Base imponible, tipo impositivo aplicado y cuota de IVA diferenciada.
- Fecha de la operación, cuando difiera de la emisión.
- Muy importante: desglosar entre Costes Directos y Costes de Organización.
Es importante recordar que, como regla general, el IVA no es un coste imputable, salvo en entidades exentas o no sujetas al impuesto.
En determinados casos, la factura puede sustituirse por una factura simplificada, siempre que el importe no supere los 400 € IVA incluido, o cuando deba emitirse factura rectificativa.
Por otro lado, si una factura original presenta errores (por ejemplo, datos de NIF incorrectos), será necesario emitir una factura rectificativa que sustituya al documento anterior.
El recibí solo se admite cuando es emitido por personas físicas y en servicios puntuales y no continuados. Debe contener la identificación de las partes, concepto detallado, fecha, CIF del receptor y firma.
La hoja de autoliquidación es válida para justificar costes de desplazamiento, manutención y alojamiento de formadores o participantes, así como para acreditar costes indirectos de personal interno. Eso sí, la documentación de soporte (billetes, justificantes de pago, tickets de hotel, etc.) debe conservarse para posibles inspecciones.
Otros documentos válidos.
- Personal interno: acreditación mediante nóminas, modelos fiscales (190), certificados de IRPF o certificados de haberes firmados por el representante legal.
- Contratos mercantiles: copia del contrato, horas trabajadas y factura o recibí correspondiente.
- Seguros de accidentes: póliza y recibos de pago.
- Leasing o arrendamiento financiero: contrato de leasing, cuadro de amortización y recibos de pago.
La factura electrónica es plenamente válida siempre que cumpla los requisitos de fecha de emisión, registro en el libro de facturas y conservación.
La adecuada preparación y conservación de los soportes justificativos es la base de una gestión segura y conforme con la normativa de la Formación Bonificada. En definitiva, contar con facturas completas, documentación complementaria y justificantes claros es la mejor garantía para aprovechar al máximo los créditos de formación sin riesgos añadidos.
