Gestionar un curso de formación programada por las empresas exige coordinar la comunicación en FUNDAE, el seguimiento de los participantes y la justificación de los costes. Cada fase debe quedar respaldada por documentos que permitan comprobar qué formación se ha realizado, quién ha participado y cómo se ha calculado la bonificación. Para empresas, entidades organizadoras y centros de formación, esto implica trabajar con un expediente ordenado desde la planificación hasta el archivo definitivo.
Acciones y grupos formativos: el punto de partida.
La aplicación de FUNDAE diferencia entre la acción formativa, que recoge las características del curso, y el grupo formativo, que concreta una edición determinada. La acción identifica elementos como la denominación, los objetivos, los contenidos, la modalidad y la duración. El grupo incorpora la programación concreta de la impartición y los datos necesarios para gestionar su desarrollo.
Por ejemplo, un curso de Excel puede constituir una acción formativa con distintas ediciones a lo largo del año. Cada edición tendrá su propio grupo y deberá disponer de sus correspondientes comunicaciones y evidencias documentales. Por ello, conviene utilizar el código de acción y grupo como referencia común en las carpetas, los controles de asistencia, los informes de seguimiento y los documentos de cierre.
Crear un grupo no equivale a comunicar su inicio.
Uno de los controles administrativos más importantes consiste en comprobar que la comunicación se ha completado correctamente. Según las ayudas de la aplicación, un grupo puede encontrarse en diferentes estados:
| Estado | Significado para la gestión |
| Pendiente | El grupo está creado, pero su inicio todavía no se ha notificado mediante firma electrónica. |
| Válido | Se ha notificado el inicio mediante firma electrónica. |
| Modificado | Se han introducido cambios que todavía no se han notificado mediante firma electrónica. |
| Incidentado | Existe alguna de las incidencias previstas en la aplicación, relacionadas con la comunicación o sus modificaciones. |
| Finalizado | Se ha notificado la finalización del grupo. |
| Anulado | El grupo se ha cancelado en el sistema. |
El estado de la aplicación debe revisarse durante todo el proceso. Un grupo válido acredita la notificación de inicio, pero no garantiza por sí mismo el cumplimiento de todos los requisitos de bonificación. FUNDAE indica que el inicio debe comunicarse con una antelación mínima de dos días naturales. Las modificaciones también requieren revisar los plazos aplicables: guardar un cambio no equivale a notificarlo.
El expediente documental debe abrirse antes del curso.
La documentación debe reunirse conforme se genera. Esperar al cierre dificulta recuperar firmas, comunicaciones o registros de actividad. Como criterio de organización, resulta útil abrir un expediente por grupo y vincularlo con la documentación de cada empresa participante. Una estructura práctica sería:
| Carpeta | Contenido recomendado |
| Planificación | Programa, calendario, modalidad y documentación del formador. |
| Empresas y contratación | Contrato de encomienda, cuando proceda, e información a la representación legal de las personas trabajadoras. |
| Comunicaciones FUNDAE | Justificantes de inicio, modificaciones, finalización e incidencias. |
| Impartición | Asistencia, seguimiento, tutorías y evaluaciones. |
| Cierre | Cuestionarios de calidad, diplomas y acreditación de su entrega. |
| Justificación económica | Facturas, justificantes, cálculo de costes y documentación contable. |
Esta distribución es una recomendación de trabajo: debe adaptarse a la modalidad, la organización del curso y las circunstancias de cada empresa.
Qué documentación archivar en los cursos presenciales.
En la formación presencial, el control documental debe permitir relacionar las sesiones impartidas con la asistencia de los participantes. El expediente debe recoger los controles de asistencia, la documentación del formador, los cuestionarios de calidad recibidos y la acreditación de entrega de los certificados o diplomas. También resulta conveniente incorporar el programa y las evaluaciones realizadas para mantener una visión completa del desarrollo del curso.
La revisión debe detectar incoherencias entre calendario, horarios y controles, así como documentos incompletos o dificultades para identificar a los asistentes. FUNDAE incluye expresamente la custodia de la asistencia y de los cuestionarios recibidos entre las obligaciones de gestión.
Qué documentación archivar en los cursos online.
En teleformación, el expediente debe reflejar la actividad del participante y el acompañamiento tutorial. Un informe con el tiempo total de conexión aporta información, pero debe integrarse con las demás evidencias del proceso. Entre los documentos que FUNDAE señala para su conservación se encuentran:
- Registros de actividad e interacción en la plataforma.
- Controles de aprendizaje y pruebas de evaluación.
- Contenidos, recursos y guía didáctica.
- C. Vitae y acreditaciones del tutor-formador.
- Evidencias relativas a los cuestionarios de calidad y a la entrega de diplomas.
Como medida de gestión, conviene exportar estos registros antes de cerrar o migrar el campus y comprobar que conservan la identificación del alumno, las fechas y su relación con el grupo correspondiente. También debe distinguirse la teleformación del aula virtual. Cuando se utilice aula virtual, deben conservarse registros que identifiquen a los participantes y sus fechas y tiempos de conexión, conforme a las condiciones aplicables.
Cerrar el curso y conservación de documentos.
Antes de comunicar la finalización, es recomendable contrastar los datos de la aplicación con el expediente: participantes que cumplen los requisitos, formación realizada, incidencias y costes imputados.
Las ayudas adjuntas de FUNDAE señalan que, para los grupos válidos o finalizados, pueden obtenerse documentos como el cuestionario de calidad, los diplomas y el PDF con los datos comunicados. Estos recursos facilitan el archivo, pero deben acompañarse de las evidencias que correspondan: cuestionarios recibidos, entrega de diplomas y documentación de impartición.
En el ámbito económico, los costes y las bonificaciones deben quedar identificados en la contabilidad. Además, la bonificación podrá aplicarse a partir de la comunicación de finalización, respetando los requisitos y el plazo legal correspondiente.
Conservación y disponibilidad de la documentación. Se establece un periodo de cuatro años durante el cual la documentación justificativa debe permanecer a disposición de los órganos de control, sin perjuicio del periodo que pudiera exigir la normativa comunitaria. FUNDAE sitúa el inicio del cómputo en la finalización del plazo de presentación de los boletines correspondientes a diciembre del ejercicio. Por tanto, el calendario de conservación no debe calcularse simplemente desde el último día del curso.
Para facilitar futuras comprobaciones, recomendamos mantener un índice del expediente, copias de seguridad y permisos de acceso adecuados. Si interviene una entidad organizadora, debe acordarse quién entrega cada documento y cómo podrá recuperarlo la empresa.
Una gestión documental eficaz permite localizar con rapidez las evidencias y comprobar que los datos comunicados, la formación impartida y los costes justificados son coherentes. El expediente forma parte de la gestión del curso desde su inicio y debe quedar completo al finalizar.
