Como profesionales de Recursos Humanos, sabemos que la formación continua es esencial para el desarrollo de nuestros equipos. Sin embargo, para aprovechar al máximo las bonificaciones de formación, es crucial mantener una documentación impecable. Basándonos en la normativa, os presento una guía práctica sobre la documentación necesaria en formación programada.
1. Plazo de Custodia: 4 Años Clave
Lo primero que debemos tener en cuenta es que toda la documentación justificativa original debe conservarse durante 4 años. Este periodo es crítico para posibles auditorías o inspecciones.
2. Documentación por Tipo de Formación
2.1 Acciones Formativas Presenciales:
– Control de asistencia
– Acreditación entrega de certificados/diplomas
– Cuestionarios de evaluación
– CV y acreditaciones del formador
– Justificantes de costes y pagos
– Contabilización de costes
– Contrato de encomienda (cuando proceda)
2.2 Teleformación:
– Guía didáctica
– Registro de actividad de tutores y alumnos
– Controles de aprendizaje
– Contenidos de la formación
– Recursos formativos
Importante: La plataforma, usuario y clave deben permanecer activos durante un mes después de finalizar el ejercicio (28 Febrero del año próximo)
2.3 Aula Virtual:
– Registro con identificación de la formación, alumnos y sus tiempos de conexión
3. Entidad Organizadora
Si trabajamos con una entidad organizadora, debemos asegurarnos de tener:
– Copia de toda la documentación
– Original del contrato de encomienda
4. Permisos Individuales de Formación (PIF)
Para los PIF, necesitamos:
– Solicitud (Anexo I)
– Horario de clases
– Registro de ausencias del trabajador
– Nóminas del trabajador
– Matrícula/inscripción y su pago
– Resolución (en caso de título universitario propio)
5. Representación Legal de los Trabajadores (RLT)
Si existe RLT en la empresa, es fundamental:
– Acreditar la recepción del informe
– Conservar el informe de la RLT (cuando proceda)
Consejos Prácticos para Profesionales de RRHH:
1. Digitalización: Salvo que la documentación se haya generado en papel, mantengamos todo en formato digital. Esto facilita su almacenamiento y recuperación.
2. Sistema de Organización: Creemos un sistema de carpetas claro y coherente para cada acción formativa, incluyendo subcarpetas para cada tipo de documento.
3. Checklist de Documentación: Desarrollemos una lista de verificación para cada tipo de formación, asegurándonos de que tenemos toda la documentación necesaria.
4. Auditorías Internas: Realicemos revisiones periódicas de nuestra documentación para detectar y corregir posibles faltas antes de una inspección oficial.
5. Formación del Equipo: Asegurémonos de que todo el equipo de RRHH conoce estos requisitos y sabe cómo manejar y almacenar correctamente la documentación.
La correcta gestión de la documentación en formación programada no solo nos permite aprovechar las bonificaciones, sino que también refleja la profesionalidad y el compromiso de nuestra organización con el desarrollo del talento. Como expertos en RRHH, nuestra labor es garantizar que este proceso sea lo más eficiente y efectivo posible, contribuyendo así al crecimiento continuo de nuestros equipos y, por ende, de nuestra empresa.
