La gestión de facturas y justificantes de gastos juega un papel crucial en el ámbito de la Formación Bonificada. Este artículo detalla los requisitos y normativas esenciales para el manejo adecuado de estos documentos, asegurando su conformidad con los estándares legales y fiscales.
-Requisitos Formales de las Facturas. Para garantizar la validez fiscal, las facturas asociadas a gastos de formación deben cumplir con varios requisitos. Estos incluyen detalles como el número y serie de la factura, la fecha de emisión, información completa del emisor y destinatario, el Número de Identificación Fiscal, y una descripción detallada de los servicios o productos facturados, incluyendo la base imponible y los tipos impositivos aplicados.
-Tratamiento del IVA en Costes Formativos Generalmente, el IVA no se considera un coste formativo bonificable, excepto en casos donde la entidad está exenta o no sujeta al impuesto. La factura debe incluir cualquier cuota tributaria aplicada y la fecha de las operaciones o del pago anticipado si es diferente a la fecha de emisión de la factura.
-Alternativas para Proveedores no Obligados a Facturar. En situaciones donde el proveedor no está obligado a emitir factura, las operaciones pueden justificarse con otros medios legales de prueba, siempre que se incluya información detallada sobre ambas partes, la naturaleza y precio de la operación, y la fecha de realización.
-Distinciones según la Naturaleza del Destinatario. La naturaleza del destinatario de bienes y servicios determina la forma de facturación. Los empresarios deben emitir facturas o autofacturas firmadas por el prestador del servicio con los datos requeridos. En cambio, si el destinatario no es empresario, se pueden utilizar medios de prueba admitidos en derecho.
-Formatos de Expedición de Facturas. Las facturas o documentos equivalentes pueden emitirse en papel o soporte electrónico, siempre que permitan verificar la fecha de expedición, el registro adecuado y su conservación.
-Procedimiento para Facturas Incorrectas. Si una factura o documento no cumple con algún requisito, se debe emitir una rectificación, ajustando el número de serie para reflejar su carácter correctivo.
-Facturas Simplificadas y sus Condiciones. Las facturas pueden simplificarse en ciertos casos, como cuando no superen los 400 euros, necesiten rectificación, o cuando el importe no exceda los 3.000 euros con IVA incluido. Estas deben contener los datos mínimos especificados en el Real Decreto 1619/2012.
-Emisión y Requisitos de los Recibís. Los recibís, emitidos por personas físicas para servicios no habituales ni continuados, deben incluir identificación de las partes, al menos el CIF del receptor, firma del receptor, fecha y detalle del servicio.
-Hojas de Autoliquidación para Gastos Específicos. Los gastos de desplazamiento, manutención y alojamiento pueden justificarse mediante hojas de autoliquidación, incluyendo datos identificativos y firmas necesarias. Estos documentos deben estar disponibles para control si se requieren.
-Justificación de Costes de Personal Interno. Los costes de personal interno pueden acreditarse a través de certificados de retención de IRPF, el Modelo 190, nóminas, o certificados de haberes, asegurando que se reflejen los cálculos adecuados.
El manejo correcto de facturas y justificantes es esencial en la Formación Bonificada. Cumplir con estos criterios y normativas no solo garantiza la transparencia y legalidad de los procesos, sino que también asegura una gestión eficiente y conforme a las regulaciones fiscales y empresariales.
