El Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) y la Fundación Estatal para la Formación (FUNDAE), realizan inspecciones expost, es decir, llevan a cabo el contraste documental de los costes, de los grupos formativos comunicados en la aplicación telemática de Fundae, en la iniciativa de formación programada por las empresas o bonificada. En este procedimiento se suelen aconsejar utilizar el RESUMEN DE COSTES, impreso B1, debidamente cumplimentado, acompañado de otros documentos justificativos o complementarios.
Se debe aportar las facturas completas, o documentos sustitutivos o medios de prueba admitidos en derecho que soporten los costes de formación, junto a los justificantes de pago y extractos bancarios donde figure el cargo en cuenta por los costes de formación (directos, organización o indirectos). Fundae informa que si se ha realizado los pagos de forma fraccionada o mediante remesas bancarias, se deberá aportar un desglose de los mismos junto a los documentos bancarios que lo justifique. Si es pago es por caja, se debe aportar el apunte contable relativo a dicho pago. En caso de tratarse de un pago global será necesario aportar detalle para facilitar la identificación del pago a justificar.
Otros documentos son los justificantes de las anotaciones contables, es decir un gasto de la formación, la bonificación aplicada correspondiente o RLC (antiguo TC1) del mes en el que se ha realizado la bonificación con el justificante de pago. también aportar copia de los apuntes contables del libro diario de los importes donde se indique la denominación y número de la cuenta de gasto, y que se puedan relacionar con la documentación remitida (facturas, justificantes de pago, etc.). Si las cuentas en las que se han contabilizado los costes no coincidan con la descripción y/o numeración del Plan General Contable, deberán remitir un detalle de cómo contabilizan los costes en la empresa objeto de requerimiento.
También es importante aportar el Contrato de Encomienda de organización de la formación suscrito entre la empresa bonificada y la entidad organizadora en los términos que establece la normativa, en el caso de que exista, donde figure el coste por los servicios prestados en concepto de organización. Si la Organizadora ha contactado con la empresa, indicar el procedimiento, aportando copia de la información o publicidad de los servicios ofrecidos.
También un certificado acreditando que no se ha recibido ayuda o subvención alguna para la realización de las acciones formativas de cualquier otra entidad, pública o privada, nacional o internacional correspondiente al ejercicio objeto de requerimiento. Y copia de los certificados o diplomas entregados o remitidos a los participantes y acreditación documental de que los trabajadores los han recibido o, se les ha remitido. Junto a una copia de los partes de firma y/o controles de aprendizaje (según modalidad de impartición). Y en el caso de formación en la modalidad de Teleformación, copia de la documentación acreditativa de la programación y metodología didáctica del curso. Sin olvidar la documentación de información a la RLT.
Se aportarán los costes desglosados, es decir señalando los Costes Directos, Costes Indirectos, o Costes de Organización, así como los Costes de Personal. Para facilitar la entrega de documentos se aportará resumen de costes B1 y el uso de los anexos que correspondan en cada caso. Los documentos C8.5 y C10 deben estar firmados por el Representante Legal de la Empresa. La presentación de dicha documentación deberá realizarse en el plazo de 10 días hábiles a partir del día siguiente a la notificación de este escrito.
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