La importancia de la custodia de la documentación en la Formación bonificada

La importancia de la custodia de la documentación en la Formación bonificada

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En el ámbito de la formación bonificada, también conocida como formación programada por las empresas, la custodia de la documentación adquiere una gran importancia. El objetivo de estas acciones formativas, reguladas por la Ley 30/2015 es mejorar las competencias y la empleabilidad de los trabajadores, al tiempo que se refuerza la competitividad y la capacidad de innovación de las empresas. Sin embargo, para disfrutar de estas bonificaciones las empresas beneficiarias deben manejar con rigor la documentación que acredite que los cursos se han desarrollado adecuadamente y cumplen con los requisitos legales.

La documentación es necesaria para justificar la inversión en formación; y también sirve como prueba de que la acción formativa ha alcanzado los objetivos previstos, y de que la empresa y el alumnado han cumplido con sus obligaciones. Si se produce una inspección o auditoría, será imprescindible disponer de todos los registros necesarios para evidenciar que la formación se ha impartido en términos correctos. Por ello, la custodia de la documentación es una estrategia para salvaguardar la calidad y la fiabilidad de todo el proceso formativo.

Por qué es esencial la custodia

Las acciones formativas bonificadas cuentan con un respaldo económico parcial o total procedente de las cotizaciones a la Seguridad Social. Esto implica que, en caso de irregularidades o de carencia de evidencias documentales, la Administración (Sepe y Seg Social) podría exigir la devolución de los importes bonificados o imponer sanciones administrativas. Para la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo (Fundae) y el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE), el soporte documental es la herramienta principal para supervisar el correcto empleo de los fondos destinados a la formación.

Aparte de su función de control, custodiar la documentación también es beneficioso para la propia empresa. Al disponer de archivos completos y actualizados, se facilita la gestión de futuras formaciones y la toma de decisiones sobre planes de mejora profesional. También se puede demostrar, de manera fehaciente, que se han cumplido objetivos formativos relevantes para el desarrollo profesional de los trabajadores.

Objetivos de la custodia de la documentación:

  • Demostrar el cumplimiento legal: la adecuación de la formación a los requisitos establecidos, incluidos los contenidos, la duración y la modalidad de impartición.
  • Acreditar la participación efectiva: evidenciar que los participantes han asistido o han realizado la formación en su totalidad, ya sea de forma presencial, virtual o mixta.
  • Facilitar auditorías e inspecciones: en caso de que las autoridades competentes requieran comprobar la veracidad y calidad de las acciones formativas.

En última instancia, la custodia rigurosa de la documentación promueve la transparencia y la profesionalización de todo el proceso, generando confianza tanto en los organismos públicos como en los trabajadores.

Tipos de documentación a conservar

La naturaleza y el volumen de documentos a archivar dependen, en gran medida, del tipo de formación (presencial, online o mixta) y de si la empresa actúa por sí misma o a través de una entidad organizadora. No obstante, la regla general indica que se deben conservar todos aquellos registros que demuestren que la formación se ha ejecutado conforme a la normativa aplicable.

Entre los documentos más habituales destacan:

  • Contratos o acuerdos de encomienda: si la empresa confía la gestión de las acciones formativas a una entidad organizadora, es esencial disponer de un contrato o convenio donde se especifiquen los términos y condiciones del servicio.
  • Facturas y justificantes de pago: son la prueba de los costes generados por la acción formativa. Incluyen las facturas de la entidad formadora, los resguardos de las transferencias bancarias o cualquier otro documento acreditativo.
  • Hojas de firmas y controles de asistencia: tanto en formato físico (listas de firmas) como digital (accesos a la plataforma online, registros de conexión, etc.). Estos documentos validan la participación real de los alumnos.
  • Programas, temarios y materiales didácticos: evidencian los contenidos impartidos y la coherencia con los objetivos formativos. En el caso de la formación online, también pueden contemplarse las guías didácticas y guías del campus.
  • Recopilación de evaluaciones y cuestionarios: las pruebas que miden el aprendizaje o la satisfacción de los participantes pueden servir de apoyo para justificar la calidad y eficacia de la formación.

Características generales

Por otro lado, las entidades organizadoras y las empresas deben asegurarse de que la documentación se mantenga organizada y fácilmente accesible. Adoptar un sistema de archivo digital o físico, con copias de seguridad y clasificación por fecha o tipo de formación, puede simplificar mucho las tareas de revisión y control.

La Ley 30/2015 y el Real Decreto 694/2017 establecen que la documentación de la formación bonificada debe permanecer custodiada durante al menos cuatro años desde la finalización de cada acción formativa. Este periodo se inicia cuando concluye el curso, independientemente de la fecha de inicio. No obstante, es aconsejable prolongar este plazo si se prevé la posibilidad de que la Administración realice revisiones más allá del término legal.

¿Por qué es tan prolongado este requisito temporal? Fundamentalmente, porque las investigaciones o auditorías sobre la legalidad de las bonificaciones pueden llevarse a cabo con bastante posterioridad a la impartición. Este margen otorga a las autoridades la posibilidad de analizar con calma la documentación y verificar que no se haya incurrido en irregularidades.

En la práctica, muchas empresas optan por archivar la documentación incluso durante cinco o seis años para evitar dificultades en caso de requerimientos futuros. Además, se recomienda almacenar copias de seguridad en sistemas externos y seguros, especialmente si se trata de registros digitales.

La falta de una custodia adecuada, la pérdida de documentos o la presentación de información incompleta pueden acarrear diversas consecuencias negativas para la organización, como reintegro de las bonificaciones: si no se justifica correctamente la formación, las autoridades podrían exigir la devolución de las cantidades que la empresa ya haya descontado en las cotizaciones a la Seguridad Social.

En definitiva, la custodia de la documentación en la formación bonificada va mucho más allá de un simple requisito burocrático. Es el principal garante de que los cursos se han impartido de forma efectiva y dentro de la ley. Al salvaguardar de manera adecuada todos los documentos, las empresas se protegen de eventuales inspecciones y sanciones, y a la vez refuerzan la coherencia y la transparencia de su estrategia de formación.

Además, mantener esta información organizada y accesible facilita el análisis de los resultados y la planificación de próximas acciones formativas, contribuyendo a un mayor grado de profesionalización y eficacia en el uso de los recursos públicos y privados.