Desde el año 2004 la gestión de la Formación Bonificada obligaba a la constitución de una agrupación de empresas formalizada mediante acuerdo escrito firmado por los representantes legales de la entidad organizadora y de las empresas agrupadas, donde constaba los datos de su identificación y las obligaciones de los firmantes. Por lo tanto, todas las Entidades Organizadoras tenían que formar un Convenio Inicial de Agrupación de Empresa y posteriormente todas las empresas participantes debían firmar su correspondiente Hoja de Adhesión al Convenio.
El acuerdo firmado quedaba en poder de la entidad organizadora y de las empresas agrupadas a disposición de los órganos de control competentes. La entidad organizadora tenía que indicar la fecha en que fue suscrito el citado acuerdo con cada una de las empresas agrupadas al darlas de alta en el sistema telemático de la Fundación Tripartita.
Tras el nuevo RDL 4/2015 desaparece el Convenio de Agrupación de Empresas y se debe utilizar el nuevo documento Contrato de Encomienda de Organización de la Formación entre empresas. En dicho contrato deben aparecer los datos completos de la ENTIDAD EXTERNA (Organizadora) y al menos los datos de una empresa que reciba la formación. También se elimina la Hoja de Adhesión al Convenio y se obliga a utilizar el Documento de Adhesión al Contrato de Encomienda de Organización.
El Contrato de Encomienda de Organización tiene por objeto regular la relación que se establece entre las empresas que reciben formación para sus trabajadores y la Entidad Externa (Organizadora) que tiene encomendada su organización.
En el contrato aparecen las obligaciones de la Entidad Externa, entre otras: comunicar el inicio y finalización de los cursos, contratar a entidades de formación acreditadas y/o inscritas en el Registro Estatal de Entidades de Formación, o control de documentación y de la correcta aplicación de las bonificaciones.
Las obligaciones de las empresas consisten entre otras en custodiar la documentación relacionada con la organización, gestión e impartición de las acciones formativas facilitada por la entidad externa, garantizar la gratuidad de las acciones, hallarse la empresa al corriente de pago frente Agencia Tributaria y Seguridad Social.
El nuevo modelo permite la posibilidad de que otras empresas se adhieran al presente contrato, y para ello las entidades interesadas deben suscribir el correspondiente documento de adhesión, y la entidad externa (Organizadora) dispone de la facultad de representar al resto de empresas. Si alguna quiere darse de baja debe rellenar el Desistimiento del Contrato de Encomienda.