Gestión documental en los Permisos Individuales de Formación.

Gestión documental en los Permisos Individuales de Formación.

El PIF es el que la empresa autoriza a un trabajador para la realización de una acción formativa que esté reconocida mediante una titulación o acreditación oficial, incluida la correspondiente a los títulos de FP y los certificados de profesionalidad, o mediante un título universitario propio, siempre que no constituya una formación obligatoria para el empresario.

Existe un tipo de PIF de Formación reglada, titulaciones oficiales y acreditaciones oficiales expedidas por las Administraciones educativas competentes, con validez en todo el territorio nacional y publicadas en el BOE correspondiente. Se incluyen las licenciaturas, grados, postgrados, cursos oficiales de idiomas, títulos de formación profesional, etc. También títulos universitarios propios.

Por otro lado, aparecen los Certificados de profesionalidad: acciones formativas vinculadas a la acreditación profesional que forma parte del Catálogo Nacional de Cualificaciones Profesionales y se regulan por las Administraciones competentes. Y Otras acreditaciones, que acreditan la adquisición de competencias para el ejercicio de una ocupación u oficio como el Certificado de Aptitud Profesional (CAP), el Carné para el transporte de mercancías peligrosas por carretera (ADR), los Permisos de conducción C y E, etc.

El PIF permite compensar a las empresas las horas de ausencia del trabajador durante su jornada laboral, excepto las que tenga derecho legal para asistencia a exámenes oficiales. Quedan excluidas del permiso de formación las horas formativas que no se
correspondan con formación presencial, de no ser así, deberá contar con prácticas obligatorias o tutorías presenciales obligatorias.

El coste final del permiso se calcula en función del coste/hora del trabajador x número de horas de ausencia del trabajador de su puesto de trabajo (horas de formación) y según el grupo de cotización del trabajador. Para ello se tendrá en cuenta el salario del
trabajador (sueldo base, antigüedad y complementos fijos, así como por la parte correspondiente de pagas extraordinarias) y las cotizaciones devengadas a la Seguridad Social durante el período del permiso.

El coste de la formación no es el coste del PIF. La financiación de los costes salariales de cada permiso estará limitada a un máximo de 200 horas laborales por permiso y curso académico o año natural, según el caso, en función de la duración de la formación a realizar. Solo se podrán computar y ser objeto de financiación las horas laborales dentro de la jornada laboral del trabajador que efectivamente se dejen de desempeñar por asistencia a las acciones formativas objeto del PIF.

La documentación más importante es la siguiente:

– Anexo I (solicitud realizada por el trabajador y autorización por parte de la empresa para la realización del correspondiente PIF).
– Soportes de entradas y salidas del trabajador de la empresa (listado si fichan, partes de firmas, etc.) durante las fechas en las que se recibió la formación.
– Documentación soporte del coste imputado por todo el período de disfrute del PIF por parte del trabajador (Nóminas, modelo 190). También se podrá solicitar contrato de trabajo y otros documentos que reflejen horario/turnos/calendario de trabajo del participante.
– Fotocopia de la Matrícula del curso reconocido por una Titulación Oficial obtenida por el trabajador. En caso de que no exista matrícula, o copia de documento que acredite la inscripción del alumno al curso.
– Justificación de la anotación contable y del ingreso de la bonificación aplicada por los PIF (facturas, asientos, mayores contables, etc).
– Información a la RLT sobre el PIF, sólo en caso de que ésta exista.
– En el caso de ser un Título Universitario Propio deberán custodiar la resolución de la Junta de Gobierno o Consejo Social de la Universidad donde se apruebe dicho Título.
– Cuando se trate de permisos de conducción deberán archivar la copia del permiso de conducción obtenido tras la realización del PIF, documentos oficiales de la DGT de inscripción, tasas y examen.
– En el caso de otras acreditaciones oficiales deberán disponer del carné profesional obtenido tras la realización del PIF.
– O algún contrato firmado con la entidad que gestione el permiso del trabajador.

Al mismo tiempo:
– Contrato suscrito con las empresas que le han encomendado la gestión del PIF de sus trabajadores.
– Facturas emitidas a las empresas por la prestación de su servicio.
– Facturas emitidas por el centro de formación (si fuera el caso).

La documentación que debe disponer el centro de formación en relación con un PIF es:
– Matrícula/inscripción del curso correspondiente al trabajador.
– Horarios y calendario del curso.
– Registro de asistencia a la formación (solo en el caso de que el centro de formación realice un control interno de la asistencia de los alumnos).
– Diploma/Certificación/Acreditación del curso realizado por los participantes, excepto en el caso de formación cuya finalización requiera varios años para completar un título.
– Acreditación de la oficialidad de la acción formativa.

 

En referencia a este tema, Aenoa organiza un webinar intensivo el próximo 6 de Otubre:

Curso: Cómo gestionar los Permisos Individuales de Formación (PIF)

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